实验室信息管理系统应用体会
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发布人:administrator 发布时间:2013/10/17 17:03:20  浏览次数:1382次
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实验室信息管理系统应用体会

◆韩刚
【摘要】介绍了疾控机构实验室信息管理系统对实验室管理的重要作用,分析了实验室信息管理系统的建立、使用及维护等情况,阐明了实验室信息管理系统的积极作用,并指出了其不足。

【关键词】疾控机构;实验室;信息管理系统

The Application of Laboratory Information Management System/HAN Gang.//Chinese Health Quality Management,2012,19(3):97-98

Abstract The paper summarized the experience of the laboratory information management system in establishment, using and maintenance process, clarified the positive role of the laboratory information management system, and pointed out its limitations.

Key words CDC; Laboratory; Information Management System

Firstauthor’s address Center for Disease Control and Prevention Yanqing County, Beijing,102100, China


    疾控机构实验室信息管理系统是信息化技术与实验室管理相结合的现代化管理工具。延庆县疾控中心依照《实验室资质认定评审准则》等规范要求,结合本单位工作实际建立了适合本单位的实验室信息管理系统,其可实现检测流程规范化、数据分析自动化、资源管理信息化,提高了工作效率和检测结果的可靠性。

1实验室信息管理系统的建立

1.1需求调研

    软件公司一般会把同行业的系统作模板,根据使用单位的需求“多退少补”。但是,各单位情况差别大,人员结构、仪器设备、环境设施、检测能力、管理方式、检测流程等不尽相同,因此必须做好充分的调研。第一,考虑周全。使用单位在调研时要把所有工作都考虑进去,不要遗漏,否则会影响系统运用,浪费人力物力。第二,要有超前意识。系统一旦建立则会长期使用,不能只考虑当前。随着卫生体制改革的深入,疾控中心的发展也不断加快,因此要做长远规划。第三,与研发人员充分沟通。多数研发人员不了解疾控中心的工作流程,这就需要双方进行充分沟通,保证对同一问题双方都能理解到位。

1.2系统开发与硬件配置

    这个阶段的工作虽然以软件公司为主,但使用单位也要积极参与。双方及时沟通,才能保障后期使用顺畅。 同时要根据实验室工作量、检测项目多少、科室布局情况、网络安全等配置服务器、计算机、打印机、条码打印机、条形码扫描仪数量等硬件设施。

1.3系统的试运行

    试运行的目的是测试系统的稳定性、适用性等。
1.3.1试运行项目要全面系统在运行时会出现这样那样的问题,若测试不全面,可能留下后续问题。因此要求各部门把所有工作都纳入系统中测试,所有检测项目(特别是理化项目、微生物项目、现场检测项目等)都要进行试运行。
1.3.2试运行时间要长,运行次数要多每个项目最好多测试几次,在试运行时我们发现,公共场所检测项目开始试运行时比较顺利,但运行2周后出现以下情况:采样科室录入样品信息保存后,质管科收样审核时发现有4个同一受理编号的样品信息,若删除一个则4个同时被删除。而且试运行可补充调研时遗漏的项目。
1.3.3试运行为进一步研发提供依据通过试运行对系统进行实践操作,工作人员会得到进一步启发,有可能要求增加某项工作或更改某项流程,使系统更适合本岗位,效率会进一步提高。

2系统应用、维护与管理

2.1系统应用

    实验室信息管理系统建立并经试运行稳定后即可正式使用。使用人员要严格按照操作手册进行,工作人员依各自的职责使用系统,最大限度地发挥系统功能,提高工作效率。禁止用系统做与工作无关的事情。

2.2系统维护系统的维护

    由软件公司和使用单位共同负责。系统结构或变化较大的维护项目由公司负责,使用单位可对标准变更、检测项目的增减、使用权限的更改、人员调动(人员角色管理)等进行维护。在合同中双方应对职责予以明确。

2.3系统管理

    为保障系统顺利运行,应制定管理制度,规定各部门、各岗位职责。
2.3.1建立相关管理制度,保障各个环节运行顺畅(1)建立系统安全使用制度,规定使用人员严格按操作手册操作,保障系统流程畅通。由系统日常管理部门定期对系统数据进行备份,防止数据丢失。(2)建立系统维护管理制度,规定由具体部门负责系统的运行、维护及与软件公司的协调等日常管理工作。这一般由质量管理部门负责。(3)建立考核制度。按照管理体系文件和系统操作手册定期考核,检查使用人员对系统的操作情况。
2.3.2规定各部门各岗位职责要明确各部门各岗位职责,保障系统流程不受阻。要使各工作人员了解自己的职责,在出现问题时能迅速明确责任。

3实验室信息管理系统的利与弊

3.1积极意义
3.1.1提高了样品检测效率,缩短了检测周期各级管理人员可以随时在系统上查询样品所处状态,防止样品检测出现梗阻现象。原来同一样品的不同检测项目在多个检测室完成,现在检测结果录入系统后自动汇总生成最终的检测报告,节省了时间。
3.1.2有效管理内部各种资源 实验室管理人员能够实时了解机构内各种设备的使用情况、人员工作状态及工作量、各类检测样品的数量、样品检测及时性、各种试剂消耗量等信息,也可以综合协调设备、人员、物资等,提高了工作效率。
3.1.3实现了工作量化管理信息管理系统可以实现对整个实验室各种信息的统计查询及分析。如设备使用率、不同岗位人员工作量、差错出现率、检测样品类别分布情况、检测项目分布情况、一定时间内各项检测任务的时间分布等信息,提高了统计数据的及时性和准确性。
3.1.4减少了工作量,节约了成本使用系统后,检测人员减少了大量的手工操作和繁杂的公式计算,减少了重复书写原始记录。所有检测工作都在系统中运行,做到了无纸化办公。

3.2存在问题

    第一,系统在工作人员操作下完成一系列工作,而操作者必须具备专业知识,只有系统出现差错,才能及时发现。第二,审核人员在审核原始记录、检测结果、检测报告时是在系统上完成的,与检测人员不见面,若发现有误,检测人员收到退回意见才能知道原因,因此需要再直接沟通。使用系统前一般是检测人员拿着纸质底稿让审核人员审核,有问题可以当面沟通。

4讨论

4.1管理系统建立的必要性

    从目前形势来看,社会对疾病预防控制机构的要求越来越高,疾控机构承担的社会责任也越来越大。疾控实验室要适应新时期检验检测工作的需求,必须提高实验室管理水平。而提高实验室管理水平,不仅要建立现代化的组织管理制度,还要应用现代化的管理技术和工具。实验室信息管理系统正是既能提高工作效率,又能进行量化管理的信息化管理平台。

4.2管理者的重视是关键[1]

    事实证明,无论在系统的调研还是运行阶段,一把手重视程度越高,各项工作则完成的越快,质量越高;若一把手重视不够,则严重影响系统的建设进度和运行质量。如需求调研阶段领导若不强调,很难得到各部门的积极配合。

4.3系统的开发要切合实际

    实验室信息管理系统基于模块设计,功能可在一定限度内进行扩展。研发的模块越多,功能越强大,实验室管理的自动化、信息化程度也越高,工作效率也越高。但模块的多少是以经济为基础的,应该根据本单位实际情况、经济实力、工作量大小及社会需求开发实验室信息化管理平台。

4.4开展全员培训

    在建立系统前,使用单位多数人员对系统是不了解的。因此,应实施全员培训,特别是在需求调研、开发、试运行阶段,对部门负责人、业务骨干要落实培训。第一阶段是需求调研前培训。通过培训提高工作人员对系统的认知水平,使其对系统的功能、作用有初步认识[1]。第二阶段是需求调研培训。通过培训可使需求调研更全面,调研资料描述更具体,系统开发更有针对性。第三阶段是试运行阶段培训。此阶段培训不仅是理论上的培训,更主要的是实际操作培训,使每个使用系统的工作人员都能熟练操作。

参考文献
[1]王雷,武桂珍.中国疾控实验室信息管理系统建设需求分析[J].中国公共卫生管理,2010,26(2):122-124.

通讯作者:
韩刚:北京市延庆县疾病预防控制中心
E-mail:han_g2008@yeah.net
收稿日期:2011-10-23
责任编辑:姚涛