】提高医院后勤管理质量的新思路：信息化管理
◆程伟
【摘要】介绍了创建后勤信息管理系统的目的和意义，分析了系统架构、功能及特点。后勤信息管理系统可降低服务成本，提高服务质量和效率；规范物资流通秩序，增强物资调控能力；规范后勤服务，量化各项工作；也有助于管理人员的科学决策。
【关键词】医院后勤；信息化；构建；使用成效
New Ideas to Improve the Quality of Hospital Logistics Management: Informatization Management/CHENG Wei.//Chinese Health Quality Management，2012,19(3):71-72
Abstract The paper introduced the purpose and significance to create logistics information management system, analyzed its overall architecture, system functions and characteristics. Logistics information management system can reduce service costs, improve service quality and efficiency; regulate the order of material flow, and enhance the material ability to regulate and control; make specification of logistics services to quantify the work; also contribute to the management of scientific decision-making.
Key words Hospital Logistics; Informatization; Construction; Effectiveness
Firstauthor’s address Anzhenli Hospital of Beijing, Beijing,100029,China
随着医疗卫生体制改革的不断深入，对医院后勤管理的科学化要求也越来越高，仅靠经验和传统管理模式，已不能满足现代化医院管理的需求。而将信息技术应用于医院后勤管理领域，不仅能够提高工作效率，更是后勤管理发展的方向［1］。
2007年底，北京安贞医院成为首家着手开发后勤信息管理系统的医院。经过3年多的开发和不断完善后勤信息系统已取得了较好的应用效果。
1创建后勤信息管理系统的目的和意义
随着医改的不断推进，医院后勤保障任务不断增加，管理难度也随之加大，也暴露出一些问题：如浪费得不到有效控制，大型设备的维保档案不详细、不全面，统计报表过于简单，人员工作量难以量化等，这些造成后勤服务成本越来越高。后勤部门试图通过建设信息管理系统实现成本的有效控制，提高后勤保障能力。无论从医院后勤目前的发展，还是从医院长远发展的角度来看，后勤管理信息化都已成为急需解决的问题。
2后勤信息管理系统的架构、功能和特点
2.1系统架构
后勤信息管理系统的构架基于后勤工作实际。从服务构成来说，包括有后勤下设班组直接提供的，有由外包单位提供的，还有进行服务监管、进行决策的后勤管理部门等。因此，后勤信息管理系统涉及4个主要的部分：服务的需求部门（医疗科室）、后勤自管班组、外包单位、后勤管理部门（决策部门）。它们在实际的工作中形成了服务需求、服务供给及服务监管的关系，在系统的设计过程中，分别作为需求模块、供给模块和监管模块处理。
2.2系统功能
2.2.1实现对后勤工作内部的管理后勤信息管理系统设计与实际工作对应，采用一级管一级、一级对一级的模式。后勤班组及外包服务单位通过网络上报工作，后勤部门负责人通过信息系统实现对工作的逐级审批。与此同时，班组通过信息系统接收服务需求，并在系统上登记，还可从网上获得科室对服务的反馈，这些都实现了工作量的统计、物料消耗的统计、设备维保档案的建立等。在OA办公模块，各班组可以实现通知发布、工作日程安排、邮件收发等，便于各班组之间的沟通以及领导对各班组工作的了解。系统的以上功能实现了对后勤内部工作的管理。
2.2.2实现对后勤向各科室提供服务的管理后勤向各科室提供服务的管理主要体现在物资发放、设备维修两个方面。在物资发放方面，系统通过对各科室发出的物料申请进行确认和审批，杜绝了随意申请的情况，且便于统计。在设备维修方面，除了完成申领、审批、采购外，在设备入库时，系统会自动生成设备编号，这样便可进行跟踪管理，其维修和保养均通过设备编号进行，可形成从入库到报废完整的档案。
2.3系统特点
后勤信息管理系统采用先进的BS结构设计，这种结构使系统的使用不受地域限制，只要有网络，都可通过输入系统网址、用户名和密码进行工作［2］。因此，在工作处理中建立了快捷、方便的响应机制，大大提高效率［3］。另外，BS结构设计使应用系统的任一单机不影响其它单机，更易于维护，安全性更高。
3应用成效分析［4］
3.1降低服务成本，提高服务质量和效率
对于外包服务单位来说，后勤部门通常采用的监管办法是抽查服务结果，这是一种比较有效的监管方式。但是外包单位在提供服务的过程中是否能做到以保代修是比较难于掌握的，因此外包服务成本就无法得到有效的控制，在实际工作中极易造成双方的信息不对称。而使用了信息系统之后，外包单位的服务一部分是基于科室发出的服务需求，另一部分是基于合同的常规服务，且以上服务的提供情况均会在系统中记录，这使后勤监管部门更容易掌握实际情况，同时也有利于降低外包服务成本、提高服务质量。
3.2规范物资流通秩序，增强物资调控能力
后勤部门对物资的采购、库存管理、供给、核算是后勤管理的关键。就目前的供给管理来看，物资采购和发放并没有完全基于物品消耗分析，计划性和规范性不强，导致一定程度的物资浪费。后勤信息管理系统的建立使物资申领、审批由原来的手工方式转变为网上办公方式，便于实时查询科室的物资申领情况，并且可根据科室需求的紧急程度安排配送，实现了从物资采购到物资流通的实时管理，避免物资在流通过程中丢失，增强了后勤物资的供应保障能力。
3.3规范后勤服务，量化各项工作
后勤信息管理系统的建立和应用使各班组的职责范围、工作标准、工作流程得到优化，起到协同工作、服务规范的作用。此外，后勤信息系统的应用，使多年来后勤工作难于量化的问题得到解决，工作效率更高。
3.4有助于管理人员的科学决策
管理人员需要具备的是把握全局的眼光和能力，但这一切都必须基于对信息的掌握，只有这样才能使管理工作从被动变为主动。尤其对于后勤管理人员，其对信息的占有和基于信息进行科学决策就显得尤为重要了。后勤信息管理系统的建立实现了管理人员对工作的实时动态监控，有助于其进行科学决策。
3.5提高后勤员工的工作能力
后勤信息管理系统使管理更加规范和科学，这对工作人员的素质也提出一定的要求。为了适应信息化的管理方式，后勤班组成员必须接受了新的管理理念和知识的培训。在这个过程中，其自身能力也得到提高［3］。
4结论与建议
安贞医院后勤信息系统以先进的信息技术为手段，以提升后勤总体管理水平、量化后勤工作、加强后勤保障、支持一线工作为目标，在实际应用中取得了良好成效。可以看出，后勤信息系统的成功应用不仅简化了工作流程，提高了工作效率，降低了运行成本，还带来了后勤管理手段和服务方式的改变。但是，在信息化系统后续的建设和应用过程中，依然存在多方面的问题：（1）后勤管理人员需认识到信息化不仅是技术问题，更是管理问题，要不断完善医院科室独立核算制度，为后勤信息化建设提供更有力的制度保障；（2）以提高服务保障能力为出发点，处理好技术与应用之间的关系［5］，突出后勤信息化建设的实际应用效果；（3）逐步从完善系统本身向从系统要效益转变，注重信息系统数据管理，改变传统经验管理模式；（4）完善系统使用应急方案；（5）以信息化建设推动后勤管理模式的不断改变和人员素质的不断提高。
参考文献
［1］赖晓军.信息化建设在医院现代化管理中的作用［J］.卫生信息化论坛，2009,4（2）：77-78.
［2］翁沈军，杨灿军，陈鹰.基于B/S结构企业办公信息系统［J］.机电工程，2001,18（5）：47-49.
［3］冯东.谈医院后勤信息化管理的优势和意义［J］.医学信息，2009，22（6）：26-28.
［4］李玮，梁昶.医院后勤信息化建设实践［J］.解放军医院管理杂志，2008,15（8）：786-787.
［5］黄立慧，钟琦.关于医院信息化建设的探讨［J］.赣南医学院学报，2004,24（6）：796.
通讯作者：
程伟：北京安贞医院总务处
E-mail：chengwei6125@sina.com
收稿日期：2011-07-04
修回日期：2011-09-29
责任编辑：姚涛
