】应用PDCA循环改进专业技术档案管理
◆姜稚心 陆艳
【摘要】做好专业技术档案的管理工作，是医院加强科学管理的必然要求。分析了国内专业技术档案管理工作中存在不够重视、缺乏规范及制度、管理分散造成利用不便等问题，介绍了在PDCA循环的指导下，逐步规范和改进专业技术档案管理工作的实践。
【关键词】专业技术档案；PDCA循环；质量管理
Application of the PDCA Cycle to Improve Professional Technique File Management/JIANG Zhixin,LU Yan.//Chinese Health Quality Management，2012,19(3):37-39
Abstract Improve professional technique file establishment, management and utilization is an inevitable requirement for the hospital to fully develop human resources and strengthen the scientific management. At present, the domestic professional technique file management lacks of concern and regulations, and the decentralized management caused the problems of inconvenient utilization. Based on the Hospital Grade Accreditation standards, combined with our own working characteristics and demands, our hospital introduced the quality management theories, under the direction of quality management cycle (PDCA cycle), gradually regulated the standards and improved professional technique file management.
Key words Professional Technique File; PDCA Cycle; Quality Management
Firstauthor’s address Second Affiliated Hospital,Zhejiang University,College of Medicine, Hangzhou,Zhejiang,310009,China
医院专业技术档案是医务人员在长期医疗实践和科研活动中形成的有关专业学习、工作经历、业务技能、学术水平、科研成果等信息。专业技术档案记录了医务人员的业务发展过程和德能勤绩，反映了医院的整体医疗水平，是医疗机构重要的无形资产［1］。2010年发布的《浙江省综合性医院评审标准（三级医院）》，也将建立专业技术档案作为考核人力资源管理工作的二类指标。因此，做好专业技术档案的建立、管理和利用工作，是医院充分开发人力资源、加强科学管理的必然要求，对促进医院医疗、教学和科研等工作具有十分重要的意义。质量管理工作循环（PDCA循环）亦称戴明循环，它分为4个阶段，即计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、总结(Act)，是一种科学的工作程序，广泛应用于质量管理活动［2］。浙江大学医学院附属第二医院人力资源部自2010年11月起，经过6个月的实践，运用PDCA循环对专业技术档案管理进行改进，取得了一定的成效。
1专业技术档案管理存在问题
1.1缺乏足够的重视
建立医务人员专业技术档案，一方面可为现有人才资源提供有说服力的、完整的资料；另一方面，也为医院全面、准确、多方位地培养各类专业技术人员提供了参考，这对医院人力资源的可持续发展起着重要的作用。同时，专业技术档案的建立以及管理是否完善也反映了医院的管理水平［3］。目前国内大部分医院普遍没有认识到专业技术档案管理的重要性，缺乏人力、物力和政策等方面的支持，一些医院只是为了应付评审检查才突击建档，使专业技术档案流于形式，很难发挥作用。
1.2缺乏管理规范及制度建设
目前，医院专业技术档案的管理尚不规范。表现在各医院开展专门的个人技术档案管理尚不普 表1专业技术档案信息管理范畴
序号 档案模块 具体内容 信息采集部门1 基本信息 人员基本情况、学历学位、专业技术职务 人力资源部2 资格准入 执业资格证书、有效期注册证书、手术及介入治疗资质、大型医用设备上岗合格证、放射诊疗资质 医务部3 科研管理 论文发表、科研项目、成果奖励、发明专利 科教部4 教育培训 继续教育 科教部在职进修人力资源部5 考察（考核） 年度考核 人力资源部6 医疗安全 医疗安全考核、投诉处理记录 医务部 7 医德医风 医德医风年度考评 党委办公室遍，档案内容缺乏统一的标准，档案建立与管理缺乏制度建设。同时医院尚未配备固定的、富有经验的技术档案管理人员等。
1.3分散管理造成信息利用不便
很多医院原先并没有建立专业技术档案，所以医务人员的基本情况、科研成果、业务技能等信息常分属于医院的不同部门管理。这种分散式管理对专业技术档案的利用和更新造成不便。一方面在个人档案调用时，需到多个职能部门进行查询，进行多次重复的阅档。另一方面相关职能部门需调用或核对人员相关专业技术信息时，需跨部门借取，步骤繁琐，从而降低了工作效率。目前，我国医院专业技术档案管理普遍存在着上述问题。我院立足等级医院评审标准，结合自身工作的特点和需求，引进质量管理相关理论，在质量管理工作循环的指导下，逐步规范和改进了专业技术档案管理工作。
2PDCA循环在专业技术档案管理中的应用
2.1计划
制定计划是改进专业技术档案管理的重要环节，是改进工作顺利实施的前提和保障。包括档案内容、标准的确定、工作人员责任的划分、改进的工作方法和有待解决的问题等。计划需要经过全面考虑和综合分析，以便切合实际并具有可行性。（1）确定专业技术档案信息的管理范畴。医疗机构评审联合委员会国际部（Joint Commission International，简称JCI）评审标准就强调了医院各岗位聘用的工作人员资格。医生、护士和其他专业技术人员资格证书(执照、教育、培训和经历等)的收集、确认和评价是SQE（Staff Qualications and Education，员工资质和教育）的核心标准［4］。我院根据JCI的标准，通过文献研究和对其它医院的访谈，结合实际需求，明确了专业技术档案应包括的内容，详见表1。（2）制定专业技术档案改进方案。目前，医院专业技术档案的纸质文档已分别保存于各分管职能部门。为了不影响各部门的日常工作，以及减少复印、归类等工作，我院提出纸质档案分散保存、电子档案统一管理的改进方式，节约了办公成本，提高了管理效能。人力资源部负责医生、技师、行政、后勤人员等电子专业技术档案的建立，并向各相关职能部门开放相应的专业技术信息模块，指导并督促各相关部门及时更新和维护该模块的信息。护理部负责全院护理人员的专业技术档案，人力资源部可随时调用。
2.2实施
即通过对组织的人力、物力、财力等各种资源的有效配置与综合运用，完成计划中的各项任务。实施过程是耗时最长、工作量最大、管理难度最高的阶段。首先，各信息采集部门根据人力资源部的要求，提供已保存的专业技术档案信息，并对汇总表的信息进行核对，确保信息的真实性、准确性。纸质文档仍由原部门负责保管。人力资源部收集、整理相关部门上交的专业技术档案信息汇总表，并进行分类、处理和编排。信息中心根据专业技术档案的功能需求，在原有的人事信息管理系统中新建子集和指标，并为专业技术档案信息的导入提供技术支持。人力资源部将电子版专业技术档案信息导入信息系统后进行核对，发现材料缺失或存在疑问时与信息采集部门进行校对。信息导入完毕后，医务部、科教部开放人事信息管理系统中相关专业技术信息模块的操作权限，并对相关人员进行操作培训，以便使信息得到及时更新与核对。整个实施过程是在医院各职能部门有效沟通、通力合作的基础上完成的，同时对信息系统的选用、电子档案的展现形式、信息的编排方式等问题进行了反复讨论和试验，最终完成电子化专业技术档案的整合。
2.3检查
此阶段的任务是对照计划，检查实施的情况和效果，及时发现和找出计划执行过程中的问题所在，分析原因并及时修正。电子化专业技术档案的建立使得查阅速度大幅提高，利用率上升。在以往的检查中，要全面了解某个人的专业技术信息需要辗转2~4个部门，花费大约半个工作日的时间。而我院在2011年的等级医院评审中，通过信息系统，平均每5分钟便可调取出一份完整的专业技术档案，大大减少了调阅时间。鉴于电子化专业技术档案利用方便，我院在奖惩评定等工作中，也开始利用电子专业技术档案进行初步统计然后在网上公示核对的程序，取消了原来递交纸质个人业绩材料的繁琐步骤。同时，电子化专业技术档案使得档案信息的完整性和准确性进一步提升。但同时也发现，由于人事信息系统的专业技术档案信息模块与相关职能部门原有的信息系统不一致，且数据缺乏统一的标准而无法导入，使得工作人员必须同时维护两套系统，造成信息更新不及时的问题。
2.4总结
总结阶段是在检查的基础上，对计划实施结果进行总结分析，将成功的经验形成工作规范并巩固成果。对失败的地方，吸取教训，以免重蹈覆辙。对于尚未解决的问题，则将其转入到下一个PDCA循环解决。
3讨论
首先，将PDCA循环应用于专业技术档案管理中，使医院在等级医院评审中顺利通过了该项指标的检查，获得了评审专家的肯定，实现了预定目标。对专业技术档案的改进过程检查评估后，我们一致认为，信息技术的应用和部门间的合理分工是此次的成功经验；其次，应形成专业技术档案管理的流程和制度，以保证档案信息的采集、整理、核对、保管、利用等工作有章可循；第三，明确了档案内容、范围及所属部门，保证了数据准确、真实、规范、统一。这些将作为本次改进成果在今后的实践中贯彻执行。此外，我们也意识到，档案信息的更新和维护是实现专业技术档案动态管理、持续发展的关键因素，也是下一步的工作重点。人力资源部已配备专人，负责专业技术档案模块运行情况的追踪和相关问题的技术指导，并对各部门的反馈意见进行记录、汇总、报告，以便在必要时开展下一轮的PDCA，持续改进专业技术档案管理工作质量。
参考文献
［1］李艳. 医院卫生专业技术科技档案管理［J］.中国社区医师,2007,9(11):156．
［2］陈绍斌,梅在燕,汪德清.PDCA循环在医疗投诉处理中的应用［J］.中国卫生质量管理,2007,14(1):54-55.
［3］刘小乔. 医院个人专业技术档案的建立与管理［J］.科技情报开发与经济,2005,15(11):109-110.
［4］戴立萍,郭杏雅,陈梅兰，等.应用JCI标准 改进医院人力资源管理［J］.中华医院管理杂志,2007,23(2):95-96.
通讯作者：
姜稚心： 浙江大学医学院附属第二医院
E-mail：shinhwa82@hotmail.com
收稿日期：2011-09-04
修回日期：2011-11-13
责任编辑：姚涛
