】卫生材料二级库管理模式研究与实践
◆由宝剑 肖笃 田一宁
【摘要】针对医院卫生材料管理中存在的问题，提出二级库管理理念与方法。利用该理念与方法建立卫生材料二级库管理模式，明确其管理流程、管理范围、设立原则、隶属关系、管理制度等。并结合实践指出该管理模式具有完善医院物流信息管理系统，减少卫生材料流失；节约医院资金；为医院成本及绩效的准确考量奠定基础等优势。
【关键词】卫生材料；二级库；物流；信息化
Research and Practice of Second Library Management Model of Health Materials/YOU Baojian,XIAO Du,TIAN Yining.//Chinese Health Quality Management，2012,19(1):76-78
Abstract Based on the problems in materials management, the paper proposed a set of concepts and methods about second library management model of health materials in hospital, which clarify its management processes, the scope of management, the establishment of the principle of affiliation and management system. Combining with the practice, the study showed that it has advantages on improvement of logistics information management system, reduction of health material loss; saving the hospital money; increasing the accuracy of hospital cost and performance evaluation.
Key words Health Materials; Second Library; Logistics; Information
Firstauthor’s address the First Affiliated Hospital of Medical College of Xi “ an Jiao-tong University, Xi “ an, Shaanxi, 710061, China
1研究背景
卫生材料主要分为普通卫生材料、高值耗材、专用材料等，其中高值耗材与专用材料是管理的重点与难点。常见管理问题主要有：（1）科室以领代支现象严重，普遍存在物资领而未用的情况，造成科室的收入与支出不匹配，不符合责权发生制原则；（2）对科室已领材料的使用没有严格监督，其有效期管理无法控制，存在医疗安全隐患；（3）某些高值耗材漏收费等给医院造成损失，并且无法进行高值耗材的跟踪管理；（4）由于以上原因，卫生材料的采购无法预测采购量并实现集中采购，造成采购低效等派生问题［1］。
2卫生材料二级库管理模式研究
2.1什么是二级库管理
“二级库存”一般是指各科室、病区在医院卫生材料一级库房领用材料后所形成的库存。通过二级库管理，医院将材料管理的触角下沉到科室，为精细化管理奠定了基础，实现了卫生材料的计划、采购、领用、使用、收费全程跟踪管理。
2.2二级库管理流程
典型的医院卫生材料二级库管理流程，如图1所示。二级库管理的核心思路是：科室领用材料时,首先调拨到为之服务的二级库，待科室使用材料时,从二级库进行真正的出库。
图1医院卫生材料二级库管理流程图
2.3二级库管理范围
医院材料种类繁多，根据节约成本原则和80/20原则，没必要将所有材料都纳入二级库管理范围。一般图2医院物流管理系统应用流程图 表1卫生材料二级库隶属部门优势劣势对比表
隶属项目 优势 劣势具体科室管理方便；可以由科室人员兼
任二级库管理员，节约人力成本需要严格的现场管理，避免多种类型材
料管理混乱；加大了科室人员的工作量物资管理部门专业管理人员，具有管理上优势；
多个二级库可以由一个管理员来
管理，为科室人员减轻工作量需要物资管理部门委派管理员，人
员成本较大；管理人员可能不熟悉
材料性质，存在管理不善的风险需要纳入的主要有：（1）高值耗材；（2）专用材料，如检验材料、放射材料、口腔材料等特殊专用材料。具体哪些材料纳入二级库管理范围，各医院实际应用过程中可以参考以下原则来界定：（1）该材料的价值是否非常高；（2）该材料是否需要向病人收费；（3）该材料是否具有特殊性、专用性；（4）该材料使用中是否经常出现流失、漏收费等管理上的漏洞；（5）该材料消耗成本能否直接归集到使用科室；（6）该材料是否容易出现科室大量领用而未使用的情况。
2.4二级库设立原则
二级库是相对于总库的一个库房概念，可以是一个虚拟的库，也可以是一个实际的库。二级库设立时可以遵循以下原则来考虑：（1）就近方便原则。一般情况下，大病区、大科室可以设立一个二级库；（2）材料量大原则。如手术室、骨科、心内科等一般占用了大量的高值耗材，那么就可将其设为二级库；检验科、放射科、口腔科一般占用了大量特殊专用材料，也可以将其设为二级库；（3）服务关系原则。如很多医技科室都是为临床科室服务的，这些科室可以设立对应二级库。
2.5二级库隶属关系
二级库的管理主体应隶属于物资管理部门还是具体科室，在不同医院有不同做法。下面对比一下两者区别，医院在进行二级库管理时可以根据情况选择不同的管理方式，如表1所列。一般来讲，如二级库管理材料量小、专用性强则可以由具体科室人员兼管；如二级库管理材料量大，专用性不强则可以由物资管理部门委派二级库管理员进行管理。
2.6二级库管理制度
为实现二级库高效管理，需要一系列的制度保障。主要措施有：（1）分开管理原则。二级库管理的重点材料与非库管普通材料要分开存放，以免混淆；（2）专人管理原则。无论二级库管理员是科室人员兼任还是物资管理部门委派，都必须有专人管理，并对二级库材料的管理负全责；（3）材料领用控制。二级库材料的领用与总库材料的领用采用一样的流程。高值耗材的领用需要医嘱、收费等相关证明齐全，实现对高值耗材使用、收费的重点监控；（4）定时核查监督。物资管理部门或者财务部门要定时对二级库核查盘点，确保账实相符。如果出现盘亏等问题，需要追究相关人员责任；（5）绩效激励措施。要有二级库管理绩效考核综合指标，并使该指标尽可能量化、可操作，其考核结果与奖金薪酬挂钩。
3二级库管理实践
在实施二级库管理时候，具体实践做法如下：
首先，确定库管卫生材料的价格区间，原则上将单价200元以上的材料作为二级库管理材料处理。这类材料主要集中在植入类材料和介入类材料中。
然后，对需要重点管理的特殊材料也作为二级库管理材料处理。如检验科试剂、放射科胶片等，专门建立二级库房进行重点管理。研究每个二级库材料的使用、收费等信息，为高值耗材建立严格的院内序列号条码［3］。同一个序列号条码打印2张；一张粘贴在包装上面，收费时扫描该序列号实现自动出库；一张粘贴在病历本上，收费时候病人的ID号、开单医生等重要信息会写到HRP信息系统中，实现高值耗材的全过程跟踪。二级库设置考虑了方便、服务关系等原则。临床科室的二级库建立在大科室、大病区，各个小科室领用时候再行出库到对应科室［4］。安排专人进行二级库管理，并将二级库材料与非二级库材料分开管理。二级库材料量大的科室同时也建立了专门库房用于二级库材料的管理。同时，对二级库管理员进行培训和绩效考核，从而保证二级库管理水平。
在二级库材料和二级库确定下来之后，进行卫生材料管理系统试运行。在试运行过程中，对二级库材料划分进行验证，并做出适当调整，经过一段时间的试运行之后，二级库材料与二级库管理应用经验就总结出来了，这为二级库管理系统成功上线积累了经验基础。HRP应用二级库管理的过程如下：首先由二级库与总库进行需求预测，提出采购计划；然后，采购部门执行采购，采购完成进入总库。如果是受托材料直接进入代销库，那么特殊专用材料直接进入二级库。最后，各科室在线请领卫生材料，普通卫生材料直接配送出库。二级库材料调拨到科室对应的二级库，科室实际使用时再进行出库，这样整个业务环节就完成了［5］。在计算成本时，调拨到二级库的材料只有使用后才计算材料消耗成本；如果没有使用，不计入科室成本，这样更加符合成本核算的责权发生制原则。月末，对二级库进行盘点，系统自动计算盘盈盘亏以实现对二级库材料的核查，保证保管安全。同时，通过二次开发实现了高值耗材与医院收费系统的完美对接，实现了根据高值耗材条码自动完成计费与出库功能，满足了对高值耗材条码管理和全程跟踪的管理要求。
4讨论
该二级库管理模式建立起来以后，首先，完善了医院的物流信息管理系统，极大地减少了卫生材料的流失；第二，改变了过去对高值耗材的管理方法，改善了其管理混乱的状况，节约了资金；第三，为今后成本及绩效的准确考量奠定了基础，完成了物流系统和财务系统、成本核算系统的对接。二级库管理模式优势明显，但如何推广与实践还需做一些努力。首先是管理者的接受程度和认知度的问题。大多数人认为这种管理方法是好的，也很配合。但仍有少数人认为过去的管理方法简单省事，不愿意接受新事物。对此，要加强培训，并且领导层要重视并加大宣传；第二，这种方法的完全实施还需要医院和软件公司相互配合，不断磨合，才能将此种管理方法真正落实到位。同时还需通过各种方式加大宣传，使之能够被更加广泛的应用，为节省医疗资源，降低医疗费用支出做出一定的贡献。
参考文献
［1］杜恂,杜婉.加强医用卫生材料管理的几点措施［J］.中国卫生资源,2008,11 (4):162-163.
［2］由宝剑.现代医院HRP信息系统构建［J］.经济研究导刊,2010,107(33):215-216.
［3］钟建华,叶海荣,医用卫生材料的分类编码管理探讨［J］.医疗装备，2006,20 (3):31-32.
［4］曾珠.浅谈医院卫生材料的管理［J］.医疗卫生装备,2004,25 (9):141.
［5］田蕾,程霞.卫生材料的规范化管理［J］.医疗卫生装备,2010,31 (12):96.
通讯作者：
由宝剑：西安交通大学医学院第一附属医院财务部
E-mail：you_baojian@163.com
收稿日期：2011-04-06
修回日期：2011-07-06
责任编辑：于勇
