】如何提高医院科研档案质量
◆杜为红
【摘要】从科研档案的特点着笔，分析了当前医院科研档案管理存在的主要问题，包括资料残缺，完整性、系统性无法保证；规范化程度不高，缺乏客观性、真实性、可靠性；信息化程度偏低等。并结合工作实践，提出了5点建议：加大科研人员培训力度，提高档案管理意识；健全科研档案管理机制；狠抓制度落实，确保档案质量；加强科研档案管理人员培训，提高其综合素质；推进档案管理数字化进程。
【关键词】医院；科研档案；特点；问题；建议
How to Improve Quality of Research Files in Hospital/DU Weihong.//Chinese Health Quality Management，2011,18(5):56-57,77
Abstract From the characteristics of research files, the paper discussed main problems in management of research files in hospital, which included incomplete information; unguaranteed integrity and system; low standardization; lack of objectivity, authenticity and reliability; low level of information, ect. Combined with work experience, five suggestions were put forward:to increase research staff training, improve awareness of files management; to establish a sound scientific files management mechanism, improve management systems; to pay close attention to the implementation of systems to ensure the quality of files; to strengthen training of files management staff to improve its overall quality; to promote the process of digital file management.
Key words Hospital; Research Files; Characteristics; Problem; Suggestions
Firstauthor’s address Information Center, Department of Medicine, No. 307 Hospital of People “ s Liberation Army, Beijing,100071, China
医院科研档案是指医院科研人员在从事科学研究过程中产生的、具有保存价值的文字、图表、声像等资料。它记载了科学研究的详细过程，是医院科研管理工作的重要组成部分［1］。只有科学、合理地管理科研档案，确保其质量，才能充分发挥其所蕴藏的价值［2］，进而提升医院科研水平，提高医院核心竞争力。
1医院科研档案特点
（2）专题突出，成套性强。医学研究均以一个专题为研究对象,每个专题都是一个完整的科研过程, 所形成的档案专题性强。
（3）学科突出，专业性强。医院科室的设置是按学科专业划分的，不同科室专业内容、规模大小虽有所不同, 却都是进行科研活动的基本单位，且具有各自不同的学科专业特点,因而科研档案也体现出较明显的专业特征。
（4）学科综合性强，项目协作多。随着医学科学的快速发展，许多重大研究课题不再是少数人、一个专业、一个学科所能完成的，必须汇集多个学科综合研究、联合攻关。因此，协作项目较多，档案内容的学科综合性较强。
（5）载体形式多样化。由于医学研究的复杂性，不同学科研究方法不同，同一学科中不同科研课题所使用的技术方法也不相同，因而科研档案载体也多种多样，如病历、化验单、标本、仪器检测结果、照片、录像带等。
2存在问题
2.1资料残缺，完整性、系统性无法保证
这是影响科研档案质量最普遍、最突出的问题。究其原因有三：第一，科研档案自身特点导致档案收集工作难度高，数据资料不够齐全、完整、详实，造成档案管理工作量大，档案完整性、系统性难以保证；第二，科研人员档案管理意识淡薄，档案基本管理知识欠缺，不了解档案材料的归档范围及相关规定，导致档案材料在收集过程中随意性强、保存不完整，严重影响了档案质量；第三，多数医院只注重科研进展情况和研究成果，没有真正将科研档案工作纳入科研管理工作中，使档案工作与科研管理脱节，导致许多宝贵的科研材料无法收集完整，档案质量无法保证。
2.2规范化程度不高，客观性、真实性、可靠性不强
一方面是原始文件材料不够严谨、规范。如没有交代详细的科研背景；某些重要内容和技术细节记录不够完整、详实；科研数据遗漏或不准确；不同形式载体的实验结果保存不规范；仅记录阳性结果或仅保留符合主观想象的内容；数据修改随意性强；没有严格执行实验记录规范要求等。另一方面，对科研文件材料的整理加工水平也是影响档案规范化程度的重要因素之一。如材料内容重复冗余、分类不合理、立卷方法不规范、案卷装订质量欠佳等，导致档案不科学、不合理、不规范，凭证及参考价值得不到充分发挥。
2.3信息化程度低
近年来，医院信息化建设取得了突飞猛进地发展，信息技术应用越来越广泛，但科研档案普遍存在信息化程度偏低的现象。一方面，多数医院的科研档案难以实现大范围的数字化，无法真正发挥信息技术的作用；另一方面，受传统习惯的影响，即便使用了管理软件，实际上也未真正发挥作用，极大地影响了档案信息资源快速、有效的利用。这与医院信息化水平极不相称，制约了医院科研及科研管理水平的提升。
3建议
3.1加大科研人员培训力度，提高档案规范化管理意识
科研人员具有良好的科研作风是形成高质量科研档案的前提条件［4］。一是应定期以不同形式针对不同科研人员进行相关主题的培训，如科研规范化及实验记录规范化培训、科研诚信培训、档案法律法规培训、科研管理制度及档案管理制度培训、档案基本知识培训等，并将培训纳入医院各部门工作范围。只有培训常规化，才能逐步培养并不断提高科研人员的档案规范化管理意识，杜绝科研不端行为，明确档案管理的责任与义务，从而使科研人员主动配合档案管理部门做好科研材料归档工作，保证科研档案的完整性、客观性、真实性。二是应建立健全科研作风考核机制，将科研规范化检查及信用评比常态化，并将检查评比情况与科研人员年度绩效考核挂钩，从而提高其对档案管理的主动性与积极性。
3.2健全科研档案管理机制
一家医院若没有完善的科研档案管理机制，没有科学、规范的科研档案管理制度，要实现科研档案的集中、统一管理是十分困难的。首先，健全科研档案管理机制，把科研档案管理纳入日常管理议事日程，明确综合档案室、科研管理部门及档案形成部门的职责，自上而下地形成档案管理网络。其次，转变管理模式，变被动为主动，深入各课题组协助、指导建档, 实行课题全程监管，使科研档案管理步入规范化、制度化轨道。第三，制定和完善科研档案管理制度，包括文件材料的归档要求、保管期限及档案的接收、整理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等相关环节的制度。第四，制定并完善科研人员培训、检查、奖惩等制度，将科研人员参加培训情况、档案质量检查情况、归档情况等纳入个人绩效考核，并与奖金发放挂钩，从而确保制度有效落实。
3.3狠抓制度落实，确保档案质量
制度的落实是实现档案规范化、提高档案质量的关键，也是档案管理工作的重点和难点。各级主管部门应改变过去被动的管理方式，切实把科研档案管理纳入科研管理体系中, 与计划管理、课题管理、成果管理等紧密结合, 实现科研和建档的同步管理，保证档案材料齐全、完整。对科研档案材料的形成，必须做到提前把关，即从项目一开始就着手抓科研材料的收集，使科研档案管理成为日常科研的一部分。一是要做到在下达科研工作计划任务的同时，明确文件材料的归档范围及要求，发放统一的实验记录本、归档说明书和档案移交清单, 实行全程跟踪管理；二是要做到在检查课题计划执行情况的同时，检查文件材料的形成情况；三是要在课题结束时, 由课题负责人主持立卷, 将积累的有关材料按要求归档；四是要做到在评审鉴定成果时严格把关，验收并鉴定档案材料的完整性、准确性；五是要落实奖惩，奖罚分明。未按要求归档的, 不予办理申报成果手续, 也不再予以申报新课题；能按时、保质归档的，则进行表彰，并给予一定物质奖励。
3.4加强科研档案管理人员培训，提高综合素质
高素质的档案管理人员，是科研档案质量管理的主力军。提高科研档案管理人员的综合素质可从2方面着手：一方面，对现有管理人员进行档案学、科研管理学、信息技术等相关专业知识的岗位培训，针对存在问题设置培训内容，从而有针
对性地提升其档案加工整理水平，提高档案质量；另一方面，有目的地吸收医学、信息技术等专业人才补充到科研档案管理队伍中，对其进行档案管理知识系统培训，从而提高科研档案管理人员整体素质，使人才队伍知识结构趋于合理，以促进档案质量的进一步提高。
3.5推动档案管理数字化进程，实现档案管理信息化
随着信息化的不断普及，以电子文件为代表的数字化档案成为医院科研档案的主体。为进一步明确电子文件涉及范围，完善相关功能，建议医院档案管理部门引进一套功能强大且规范的科研档案管理系统软件，建立各类科研档案数据库，依靠该系统及医院内部局域网实现远程信息的录入、更新、检索、浏览、下载和传输，最终实现信息资源共享［5］。
参考文献
［1］王淑华，刘燕，董恒，等.运用科学的方法提高医院科研档案管理质量［J］.医学信息，2009 ，22（11）：2359-2361.
［2］王爱平，李海艳，包捷.GLP实验室资料档案的管理［J］.中国卫生质量管理，2005,12（5）：45-48，61.
［3］周毅斌.医学科研档案特点及其作用［J］.广州医药，2010，41（2）：72-74.
［4］徐水珠,姚登福,倪启超，等.医院科研档案的管理［J］.解放军医院管理杂志，2008 ，15（14）：354，357.
［5］梅虹，王力宁，韦艾凌，等.加强医院科研档案管理促进科研信息利用［J］.中医药管理杂志，2010 ，18（1）：32-34.
通讯作者：
杜为红：解放军第307医院信息中心资料室
E-mail：dwh623@126.com
收稿日期：2011-04-20
责任编辑：吴小红
